「探しもの時間で失われるコストと3つのタイプ」


整理整頓のプロフェッショナルが伝える3S研修

132時間

これはいったい何の時間でしょうか?

諸説ありますが年間で探し物をしている時間と言われています。

こちらを式にしてみましょう。

132時間=24時間×5日間+12時間

年間で5日間以上、探し物をしていることになります。

俗に言われる見えない費用と言われる「時間のロス」

整理整頓ができておらずにこれだけの時間を

いかに年間に費やしてしまっていると言うことです。

仕事、プライベートで「忙しい」「時間が無い」嘆いてはいませんか?

132時間あればどんな事に時間を使いますか?

これは仕事における「効率」「質」共に下げていることを意味します。

とある会社の調査では書類や文具を探す時間は1日30分

式に変えてみましょう

1日30分×22日出勤/1ヶ月=11時間

11時間×12ヶ月(1年間)=132時間ロス

言い換えると

1日8時間勤務だとすると

3週間以上探し物だけをしている日数ともいえます。

これは仕事の質を下げる原因になり、事故・トラブルにつながる事もにもなりかねません。

片付けが苦手な日には3つのタイプがいると言われます。

1 「あとでやろう」先送りにして手をつける前から挫折(前)

2 途中で気が逸れる・捨てられない・結局片付かない(中)

3 整った状態をキープできずに散らかす(後)

あなたはどのタイプでしょうか?

■タイプ別の特徴

(前タイプ)

仕事で後でまとめてやろうってなったりする事よくありますよね。

頭でわかっていてもすぐに行動できない。

このタイプの方は時間の使い方があまり得意ではないようです。

「あとで」を「すぐに」へと常に変換して習慣化することで、机の状態が改善

仕事に対する姿勢や時間に対する余裕が変わってきます。

まずは 「あとで」を「すぐに」変換する習慣をまずは身につけましょう。

(中タイプ)

優先順位をつけるのが苦手。

集中力が短く長続きしない。

このタイプの方は仕事に対する意欲はあるけど成果が上げられないという人が多いようです。

最初に全体を見渡し、やるべきことを見極めて方針を立てる。

そこまでできたら信念を曲げずに最後までやり抜くことが重要です。

このタイプの方は計画を立てる習慣を作ることがまず最初にやるべきことです。

(後タイプ)

時間がかかる、中途半端になる。

インプットする量の方が多くてパンク状態になる方。

このタイプの方は仕組みづくりが苦手と言われています。

「システム構築」を意識的にしてみるといかがでしょうか。

おすすめなのは二重目標の設定

片づけを通して、これを片付けるの前の1段階に誰でも簡単にクリアできるミッションを追加します。

毎日一個不要なものを捨てる

でも良いでしょう。

簡単にクリアできる腸ハードルの低い目標を簡単に達成して続けると

いつの間にか必要なものだけが残るように。

仕事への取り組み方にもいい影響が出るので

まずはベビーステップで「整理」と「整頓」から。

■片づけるには何から始めるべきか?

「片づけたい」と思っているうちは、いつまで経っても着手できないんです。

例えば「机」と言っても、引き出し、机の上、下

これだけでも3といくつかエリアがあります。

一気に全てを片づけようと思わないことです。

■「いつ」「デスクのどこを」 片づけるのか?

具体的な目標を立てて周りの人に宣言することがおすすめです。

毎日15分ずつスモールステップを重ねて、デスクを整った状態へ。

整理整頓を途中で挫折してしまうという方は、

「どういう状態」がベストなのか、着地点のイメージを持つことが重要。

職場らなできる先輩、できる上司の身の回りを参考にしてみましょう。

具体的な目標を立てて周りの人(上司)に宣言することがおすすめです。

毎日15分ずつスモールステップを重ねて、整った状態へ持っていきましょう。

■具体的な片づけの方法

机の上には電話とパソコンのみ

書類や文房具などは引き出しの中へ片付けましょう。

ここで重要なのが「使用頻度」と「重要度」の2軸で判断すると言うこと。

よく使う物を手前、重要な物は奥の方というのが基本 になります。

・書類は立てる

・デスク外の保管方法を探す(ロッカーなど)

・引き出しの中のものを一目で把握できる状態

・重要度に合わせて引き出しを施錠

■整理とは?

・整理した物を、適した住所を決める

・保管する必要があるか?

・保管する期限は?

・使用頻度で仕分け

■片づいた状態を保つコツ

「置く」という行動に意識する

なんとなく使った資料を何気無く机の上に置く

この動作を巻き戻してみましょう。

ものを持っている状態、

ものを置く前の滞空時間がポイントです。

「一旦置く」という習慣をやめる

1.机の上に置かない、

2.保管or頻繁に使う物なのか整理

3.破棄すべき物は破棄、

4.必要な物は決めた場所に収納

■片付けの時間が取れない場合

常に空の引き出しを1つ作る

一時保管場所を作る事で悩む時間を減らします。

悩む時間もロスタイムになります。

仕事が終わって退社する時には再び空の状態をキープする習慣化

常に整理整頓された状態を目指しましょう

■5Sとは?

「整理、整頓、清掃、清潔、しつけ」の活動のこと。

・整理 要るモノと、要らないモノを分類し、要らないものを捨てること

・整頓 要るモノを、誰にでも、すぐに取り出せるようにすること

・清掃 ゴミや汚れがない綺麗な状態を維持すること

・清潔 3S(整理・整頓・整頓)が維持されている状態

・しつけ 3Sが定着し、決められたことを守れる(キープできている)状態

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